Il existe deux versions du contrôle Urssaf. La première consiste en une simple « vérification des déclarations ». Particulièrement légère, cette nouvelle procédure permet à l’Urssaf, comme son nom l’indique, de vérifier que les informations transmises sont bien exactes et conformes. Quant à la seconde version, elle est davantage tournée vers une véritable procédure de contrôle. Celle-ci s’exécute soit sur place soit, et c’est nouveau également, sur pièces, pour les employeurs de 9 salariés au plus. Mais, quelle que soit la version, la sanction est identique.
LA VÉRIFICATION DES DÉCLARATIONS : L’URSSAF N’A PAS TOUS LES DROITS
L’Urssaf est désormais autorisée, sans que l’employeur soit prévenu, à vérifier l’exactitude et la conformité des différentes déclarations qui lui sont transmises. Cette vérification a lieu dans les locaux de l’organisme. Mais rien n’interdit à celui-ci de demander, par écrit, à l’employeur, des documents ou informations complémentaires. Toutefois, il ne faut pas l’ignorer : en cas de redressement, ce dernier a des droits. Il doit d’abord recevoir une lettre recommandée avec avis de réception. Ensuite, cette lettre doit contenir un certain nombre de mentions parmi lesquelles les déclarations et les documents examinés, les périodes correspondantes, le motif, les modalités de calcul et le montant du redressement envisagé, la possibilité pour l’employeur de se faire assister par un conseil de son choix pour lui permettre de mieux répondre aux observations de l’Urssaf (sa réponse doit être notifiée à cet organisme dans un délai de 30 jours), et l’éventualité d’une mise en recouvrement des cotisations sans réponse de l’employeur à l’issue du même délai de 30 jours.
L’Urssaf peut procéder au recouvrement, soit à la fin du délai de 30 jours faute de réponse de l’employeur, soit après l’envoi du courrier de réponse de cet organisme aux observations de l’employeur.
LE CONTRÔLE SUR PLACE : BIEN LIRE LA « CHARTE DU COTISANT CONTRÔLÉ »
En principe, l’Urssaf avise du contrôle par une lettre recommandée avec accusé de réception. Signalons qu’en cas de travail dissimulé, le contrôle peut être fait à l’improviste. Sauf cas exceptionnel, l’avis doit parvenir 15 jours avant. Depuis le 1er septembre, cet avis doit indiquer qu’une « charte du cotisant contrôlé » doit être remise dès le début du contrôle (cette charte est consultable sur le site internet de l’Urssaf). Les inspecteurs peuvent, non seulement se faire remettre tous les documents nécessaires au contrôle (doubles des bulletins de paye, registre du personnel, justificatifs de frais ...), mais également questionner tous les salariés présents. Une remarque importante : désormais les fichiers informatiques de l’employeur peuvent être contrôlés. Ce dernier peut refuser. Il doit alors confirmer sa position par écrit à l’Urssaf. Mais il peut très bien effectuer lui-même les traitements automatisés. C’est alors à l’inspecteur de lui préciser par écrit les traitements à réaliser et les délais à respecter pour le faire.
BON À SAVOIR : L’avis de passage doit aussi mentionner que l’employeur a la possibilité de se faire assister pendant le contrôle du conseil de son choix.
LES SUITES DU CONTRÔLE SUR PLACE : DAVANTAGE DE GARANTIES POUR L’EMPLOYEUR
A la fin du contrôle, l’inspecteur est tenu de remettre un document daté et signé, appelé « lettre d’observations ». Cette lettre doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires : l’objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée, la date de la fin du contrôle et, le cas échéant, les observations faites au cours du contrôle, assorties de la nature, du mode de calcul et du montant des redressements envisagés. Signalons que, depuis le 1er septembre, les motifs qui conduisent l’Urssaf à considérer que l’employeur n’est pas de bonne foi doivent également être précisés, ainsi que la possibilité pour l’employeur de se faire assister du conseil de son choix. Ce dernier dispose de 30 jours pour répondre aux observations, par lettre recommandée avec accusé de réception. A son tour, l’Urssaf a aussi 30 jours pour engager une mise en recouvrement (envoi d’une mise en demeure). Passé ce délai, son silence équivaut à une absence de contrôle. Une fois la mise en demeure reçue, l’employeur a un délai d’un mois, soit pour régulariser sa situation, soit pour demander un sursis ou contester la décision auprès d’une commission de recours amiable.
BON À SAVOIR :La taxation forfaitaire est une véritable menace pour l’employeur. Elle s’applique lorsque la comptabilité de l’employeur est incomplète ou insuffisante et lorsque ce dernier ne met pas à la disposition de l’Urssaf les documents ou les justificatifs demandés
LE CONTRÔLE SUR PIÈCES AU-DESSOUS DE 9 SALARIÉS : C’EST NOUVEAU !
Une procédure de contrôle sur pièces a été mise en place à l’égard des employeurs occupant moins de 9 salariés, pour créer une alternative au contrôle sur place, trop lourd pour les structures à faible enjeu financier. Attention, cette procédure ne peut pas être demandée par l’employeur. Seule l’Urssaf a la faculté de l’appliquer. Rien n’empêche donc à cette dernière d’engager un contrôle sur place classique dans une petite structure. Il faut être prévenu : ce contrôle sur pièces est un véritable contrôle qui autorise tous les moyens d’investigation d’un contrôle sur place (par exemple, consultation de la comptabilité).
Bon à savoir : Lorsque des éléments d’investigation manquent, un contrôle sur pièces peut très bien se transformer en un contrôle sur place
QUESTIONS-RÉPONSES
- Être contrôlé signifie-t-il obligatoirement être fautif ?
Non. Il se peut que l’employeur n’ait pas été vérifié depuis longtemps ou encore qu’il appartienne à un secteur particulièrement visé sur le moment.
- EN CAS DE REDRESSEMENT, QUEL EST LE DÉLAI DE RAPPEL DES COTISATIONS ?
En cas de redressement, le rappel de cotisations ne peut dépasser 3 ans, plus l’année en cours. Ce délai va jusqu’à 5 ans en présence de travail dissimulé.
L'Eclaireur
La Rédaction de L'Eclaireur www.leclaireur-coiffeurs.com